Program günlük gelen telefon ile görüşme taleplerinin kaydını girerek hızlı bir şekilde sorgulama yapabilmektedir.

  Telefon kayıtları ve Sekretarya  ana menüsünde;

sekreterya01.jpg

sekreterya02.jpg

 

• Makam , Özel kalem  ve talep edilen diğer makamlar için ayrı ayrı arayan yada arananların Adı Soyadı, Telefon, Cep Telefon, İş Telefonu, Adres, Tarih, Saati, görüşmenin gerçekleşip gerçekleşmediğini  ve not bilgisini kolayca girilebilecek bir biçimde tasarlanmıştır.

• Telefon görüşmesi anında daha önceki kayıtlarda eğer o kişi var ise ; o bilgiyi hızlı bir şekilde taratıp (tarama Adı, soyadı, açıklama ve direkt olarak telefon numarasından yapılabilmektedir] kolayca aktarabilmektedir.

• Görüşenler, görüşemeyeler, arananlar ve varsayılan olarak tüm günlük kayıtlar  yada tarih seçilerek kolayca
ulaşılabilir bir şekilde sorgulanıp bu menüden görülebilmektedir.

• Gelen ve yapılan görüşme kayıtlarını düzeltme işlemi yapılabilmektedir.

• Kaydı  ve düzeltmeyi yapan kişi(sekreter) ismi ve tarihi veritabanına kaydedilmektedir.

• Sekreterler kendi ekranlarından Aranacaklar Listesi'nden  makamın yönlendirdikleri kişileri görüp hızlıca
arayabilmektedirler.

• Sekreterler gelen telefonu Rehber Modülüne yada Randevu modülüne kolayca aktarabilmektedirler. Tam tersi işlemlerde mümkün kılınmıştır.

• Gelen telefonları makam ile ilgili değilse başka birimlere veya kişilere havale edip daha sonra bunları raporlaya
bilmektedir.

• Makam yada Özel Kalem aranacak kişileri ARANSIN diye işaretleyebilecektir ve bu görev sekreterya tarafından kolayca görülüp yapılacaktır.

• Herhangi bir sekreterya kaydından kolayca hatırlatma eklenebilecektir.

• Sekreterya modülünün içerisinde talep edilen kişiye kolayca bilgilendirme amaçlı SMS ve E-Posta gönderilebilmektedir.

• Sekreterya kayıtlarını Rehber ,Randevu ve Davetiye modülüne kolayca aktarabilmektedirler. Tam tersi işlemlerde mümkün kılınmıştır.