Tutacağı kayıtlar aşağıdaki gibi olacaktır:
• Kayıt No
• Kayıt Tarihi
• Kayıt Türü
• Evrak Tarihi
• Evrak Nosu
• Nereden Kimden Geldiği
• Nereye Kime Gittiği
• Evrakın taranmış hali
• Kime havale edildiği
• Havaleye Gönderildiği Tarih
• Havale Edildiği Yer
• Havale Edildiği Tarih
• Evrak Özeti
• Sonuç No
• Sonuç Tarihi
• Sonuç Açıklaması
• Notlar